INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679
L’Istituto Affari Internazionali, con sede legale in Roma alla Via dei Montecatini, 17, in persona del legale rappresentante p.t, in qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali (di seguito, “Titolare”), ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (d’ora in avanti: “Regolamento”) – considera la privacy e la tutela dei Dati Personali l’obiettivo principale della propria attività.
La invitiamo, dunque, prima di trasmettere qualsiasi dato personale al Titolare, a leggere con attenzione la presente Informativa: essa contiene informazioni importanti sul trattamento dei Suoi Dati Personali.
Per “Dati Personali” si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
La presente Informativa rappresenta la privacy policy dell’Istituto e:
- si riferisce al trattamento dei dati effettuato nello svolgimento dell’attività istituzionale;
- è resa ai sensi dell’art.13 del Regolamento, a coloro che interagiscono con l’attività del Titolare;
- si intende resa anche per i siti https://www.iai.it/it/note-legali; https://www.affarinternazionali.it/privacy/; https://www.new-med.net/privacy/ e costituisce parte integrante dei predetti siti;
Il Titolare può essere contattato all’indirizzo del Responsabile della protezione dei dati ex art. 37 del Regolamento UE 2016/679: dpo@iai.it, avendo l’Istituto provveduto all’opportuna designazione.
Questo documento è stato redatto ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito: “Regolamento“) al fine di permetterLe di conoscere la nostra politica sulla privacy, capire come le Sue informazioni personali vengono trattate dall’Istituto anche quando utilizza i nostri siti e, se del caso, di prestare il consenso al trattamento dei Suoi Dati Personali libero e consapevole.
Le informazioni ed i dati da Lei forniti od altrimenti acquisiti nell’ambito dell’utilizzo dei servizi dello IAI, – come ad esempio per la partecipazione ad eventi o a corsi di formazione – di seguito “Servizi” -, saranno oggetto di trattamento nel rispetto delle disposizioni del Regolamento e degli obblighi di riservatezza che ispirano l’attività dello IAI.
Secondo le norme del Regolamento, i trattamenti effettuati saranno improntati ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.
- Titolare del trattamento
Il titolare dei trattamenti di dati personali è L’Istituto Affari Internazionali, con sede legale in Roma alla Via dei Montecatini, 17, in persona del legale rappresentante p.t,
- I Dati Personali oggetto del trattamento
L’Istituto tratterà i dati personali funzionali allo svolgimento dell’attività istituzionale, ossia la promozione della conoscenza della politica internazionale e l’avanzamento dell’integrazione europea e della cooperazione multilaterale, attraverso attività formative e di ricerca, in collaborazione con il governo, le pubbliche amministrazioni, le istituzioni europee e internazionali, le università, i maggiori attori economici nazionali, i media e i più accreditati think tank internazionali.
La informiamo, altresì, che, a seguito della navigazione all’interno dei siti sopra elencati, lo IAI tratterà i suoi Dati Personali funzionali alla navigazione e da Lei forniti. Tali dati potranno essere costituiti da un identificativo come il nome, un numero di identificazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della Sua identità fisica, economica, culturale o sociale idonea a rendere il soggetto interessato identificato o identificabile.
Potrebbero essere trattati altri Dati Personali da lei liberamente forniti nei form di richiesta di informazioni (per esempio per ottenere informazioni su corsi o per richieste di iscrizione a corsi di formazione).
Eventuali dati particolari, di cui all’art. 9, Reg. 2016/679/UE, non saranno trattati se non previo consenso esplicito reso da parte dell’interessato.
Più specificamente:
a. Dati di navigazione
I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del Sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati Personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al Sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente. Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del Sito e per controllarne il corretto funzionamento, per identificare anomalie e/o abusi, e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito o di terzi: salva questa eventualità, allo stato i dati sui contatti web non persistono per più di sei mesi.
b. Dati forniti volontariamente dall’interessato
Lo IAI potrà trattare dati anagrafici e/o di contatto quali nome, cognome, email e telefono. Dati relativi a gradi di formazione ed educazione contenuti in curricula. Dati e meta-dati relativi a corsi e servizi di formazione, inclusi risultati di test ed esami e relative informazioni su data, ora e modalità di fruizione dei servizi formativi e/o di esecuzione dei test. Dati relativi a pagamenti e altre informazioni bancarie, per esempio contenute in ricevute di versamento di eventuali quote di iscrizione a corsi di formazione.
Qualora Lei comunicasse a IAI Dati Personali di terzi, Lei dovrà garantire – assumendosene ogni responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica ai sensi dell’art. 6 del Regolamento, che legittima la comunicazione a IIP e il connesso trattamento delle informazioni in questione.
- Finalità del trattamento
Il trattamento di dati che intendiamo effettuare può avere le seguenti finalità:
a. Consentire l’attività istituzionale dello IAI (ricerca, formazione, ecc.);
b. Consentire l’erogazione dei Servizi offerti dallo IAI e da lei richiesti;
c. Consentire, in relazione ai servizi offerti dallo IAI attraverso il sito web:
- La registrazione al sito;
- L’iscrizione alla newsletter via email;
- L’iscrizione a corsi di formazione;
- La condivisione di contenuti presenti sul sito;
- La richiesta generica di informazioni;
- L’iscrizione ad eventi ed iniziative organizzate dallo IAI;
- La racconta e analisi di curricula per finalità di collaborazione o assunzione presso l’Istituto.
- Base di legittimità e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento
La base legale del trattamento di Dati Personali, in base alle finalità del trattamento stesso, potrà essere
- il consenso;
- l'esecuzione di un contratto;
- l’adempimento di obblighi di legge;
In merito ai dati personali inseriti all’interno del sito, i trattamenti sono necessari all’erogazione dei Servizi o per il riscontro di richieste dell’interessato. Il conferimento dei Dati Personali per queste finalità è facoltativo ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di attivare i Servizi forniti dal Sito.
Per i trattamenti rientranti nelle finalità statutarie dello IAI, salvo i casi in cui i dati raccolti siano resi anonimi, la base giuridica potrà essere l’esecuzione di un contratto o di rapporti precontrattuali (es. assunzione o collaborazione) o il consenso (es. in relazione a dati particolari). In tali casi il consenso è necessario ed il mancato conferimento non consentirà il prosieguo del rapporto contrattuale o la fruizione del servizio.
Per i trattamenti collegati ad adempimento di obbligo legale, il conferimento è necessario ed il mancato conferimento non consentirà la fruizione del servizio.
- Destinatari dei Dati Personali
I Suoi Dati Personali potranno essere condivisi, per le finalità di cui alla sezione 3 più sopra, con:
a. soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ex art. 28 del Regolamento ossia: i) persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza allo IAI; ii) soggetti con i quali sia necessario interagire per svolgere4 le attività istituzionali dello IAI; iii) ovvero soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica); (collettivamente “Destinatari”); l’elenco dei responsabili del trattamento che trattano dati può essere richiesto al Titolare.
b. soggetti, enti od autorità, autonomi titolari del trattamento, a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi Dati Personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità;
c. persone autorizzate dallo IAI (es. dipendenti e collaboratori).
- Conservazione dei dati
I Dati Personali trattati per le finalità di cui alla sezione 3 saranno conservati per il tempo strettamente necessario a raggiungere quelle stesse finalità nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione ex art. 5.1.e) del Regolamento.
In ogni caso, il Titolare tratterà i Dati Personali per il tempo necessario ad adempimenti contrattuali e di legge.
Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste scrivendo al DPO designato.
- Trasferimento di dati all’estero in caso di utilizzo di piattaforme per la diretta streaming o per la fornitura di contenuti e materiali formativi nei corsi di formazione
Nel caso in cui, per fruire dei servizi di formazione, siano utilizzate piattaforme quali Facebook Workplace o Zoom, per la diretta streaming delle lezioni e/o per la condivisione di materiali informativi, si segnala che questa fruizione di servizi potrebbe necessariamente comportare l’esportazione fuori dal territorio dell’Unione Europea dei dati dell’interessato (dati identificativi, di recapito, dati e meta-dati relativi ai giorni, agli orari e ai contenuti delle sessioni di formazione) che richiede tale servizio. Questo trasferimento avviene sulla base della deroga di cui all’articolo 49 paragrafo 1 lettera b) del Regolamento, in quanto il trasferimento si rivela occasionalmente necessario per l’esecuzione del servizio di formazione.
- Diritti degli interessati
Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del Regolamento, Lei ha il diritto di chiedere in qualunque momento, l’accesso ai Suoi Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 del Regolamento, ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che la riguardano, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento. In ogni momento, Lei può revocare ex art. 7 del Regolamento il consenso prestato; proporre reclamo all’autorità di controllo competente ex articolo 77 del Regolamento (Garante per la Protezione dei Dati Personali WWW.GARANTEPRIVACY.IT) ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.
Può formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei Suoi dati ex articolo 21 del Regolamento nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione: il Titolare si riserva di valutare l’istanza, che non verrebbe accettata in caso di esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui Suoi interessi, diritti e libertà.
Le richieste vanno rivolte per iscritto al DPO designato dallo IAI.
- Modifiche
Lo IAI si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile.
Lo IAI la invita quindi a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione della privacy policy in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa il Titolare.
- Cookies e tracciatori online
La presente cookie policy è riferita esclusivamente ai siti sopra citati (“Siti”) e deve essere intesa come parte integrante della Privacy Policy del medesimo.
a. Definizioni, caratteristiche e applicazione della normativa
I cookie sono piccoli file di testo che i siti visitati dall’utente inviano e registrano sul suo computer o dispositivo mobile, per essere poi ritrasmessi agli stessi siti alla successiva visita. Proprio grazie ai cookie un sito ricorda le azioni e preferenze dell’utente (come, ad esempio, i dati di login, la lingua prescelta, le dimensioni dei caratteri, altre impostazioni di visualizzazione, ecc.) in modo che non debbano essere indicate nuovamente quando l’utente torni a visitare detto sito o navighi da una pagina all’altra di esso. I cookie, quindi, sono usati per eseguire autenticazioni informatiche, monitoraggio di sessioni e memorizzazione di informazioni riguardanti le attività degli utenti che accedono ad un sito e possono contenere anche un codice identificativo unico che consente di tenere traccia della navigazione dell’utente all’interno del sito stesso per finalità statistiche o pubblicitarie. Nel corso della navigazione su un sito, l’utente può ricevere sul suo computer o dispositivo mobile anche cookie di siti o di web server diversi da quello che sta visitando (c.d. cookie di “terze parti”). Alcune operazioni non potrebbero essere compiute senza l’uso dei cookie, che in certi casi sono quindi tecnicamente necessari per lo stesso funzionamento del sito.
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In base alla normativa vigente in Italia, per l’utilizzo dei cookie non sempre è richiesto un espresso consenso dell’utente. In particolare, non richiedono tale consenso i “cookie tecnici”, cioè quelli utilizzati al solo fine di effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria per erogare un servizio esplicitamente richiesto dall’utente. Si tratta, in altre parole, di cookie indispensabili per il funzionamento del sito o necessari per eseguire attività richieste dall’utente.
Tra i cookie tecnici, che non richiedono un consenso espresso per il loro utilizzo, il Garante per la protezione dei Dati Personali italiano (cfr. Provvedimento Individuazione delle modalità semplificate per l’informativa e l’acquisizione del consenso per l’uso dei cookie dell’8 maggio 2014, di seguito solo “Provvedimento”) ricomprende anche:
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Per i “cookie di profilazione”, viceversa, cioè quelli volti a creare profili relativi all’utente e utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze manifestate dallo stesso nell’ambito della navigazione in rete, è richiesto un preventivo consenso dell’utente.
b. Tipologie di cookie utilizzate dal Sito
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Si elencano di seguito i link alle rispettive informative sull’uso dei cookie accedendo e ai moduli di consenso predisposti (come richiesto dal Provvedimento):
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